2023年8月底，国内某企业收到FDA的信件通知，准备10月中下旬对工厂进行为期5天的现场PAI检查，一石激起千层浪。从通知下发到检查开展，中间除去一个国庆假期，实际上留给企业的准备时间是很短的。接下来，德恩GMP咨询将分享在这为期一个半月的时间，对于一个没有经历过US FDA检查的企业来说，是如何开展的准备活动，最终成功并零缺陷通过的。

声明：本分享是为了帮助小伙伴们在准备FDA检查时或者了解FDA检查的流程等提供一些有价值的内容，但同时需隐去企业的所有信息以保护企业的隐私。

01. 首先，如果一个企业在意料之外收到了FDA准备检查的通知函，应该怎么做。

实际上，该企业“意料之外”是因为他们终端客户产品属于无菌制剂药品，注册申报时间线较长，因此对于处于供应链靠前端的企业是不太了解其进度，存在一定的信息差的。

在这里，要注意一点，当企业收到FDA的通知的时候，如果有充分的理由，是并不一定要接受他们指定的时间，这是可以去进行协商的，比如生产计划及安排等。但没有及时回复或者不合理的延迟，则会被认为是违反了US FDA的法规要求，那后果自然比较严重，比如导致产品无法进入美国市场。

以下原文供参阅：

该企业一开始是处于“萌萌哒”的状态，也没多想，非常积极地配合和接受FDA的检查安排的。但其下游客户是“清醒”的，知道检查的压力是很大的 - 时间不多任务还重，因此协助该企业找到德恩进行检查前辅导。

02. 接着，我们来看下这一个准备过程的前期。

FDA发送通知后，其指派的检察官，随后便对检查的安排及要求，包括对语言要求、需要准备的文件以及现场的安排事项，进行了清晰地罗列求并发送给了企业。这份清单，可以简单把重点挑一些给大家看一看，比如：

1. 有效的电子注册申报文件副本（DMF）
2. 公司的基本信息，联系信息，在美预计的销售情况
3. 公司简史
4. 重要部门的工作时间
5. 如果有其他工厂，每个工厂的基础信息
6. 美国客户清单
7. 所有产品清单（涵盖进入和没进入美国市场的）
8. FDA检查历史，近年预计进入美国市场的产品
9. 员工数量及QA、QC、仓库、生产人员的员工数量
10. 组织机构图，需要有姓名全名和职位
11. 工厂负责人信息及管理人员的岗位职责，包括：工厂运营负责人，质量负责人，主要部门负责人（生产、实验室、仓库、工程等）
12. 美国代理信息
13. 检查期间生产计划
14. 培训文件概述
15. SMF
16. 质量、生产及实验室体系文件清单，包括名称、编号、生效日期和版本号。
17. 质量体系简述
18. 目标产品信息（均需要英文），如果是首次，需要包含检查前两年的信息
• 投诉SOP及台账
• 不良事件等
• 召回SOP及台账
• OOS文件及台账（含中控和成品）
• 偏差SOP及台账
• 实验室一场事件及台账
• 调查SOP及台账
• CAPA文件及台账
• 涉及产品工艺、设备或设计生产新增设备的重大设备变更清单
• 涉及产品工艺、仪器或设计检验新增的重大检验设备变更清单
• 关键起始物料/原料药清单，包括供应商名称和地址

19. 生产和仓储区域的布局图

20. 目标产品的工艺流程简图

21. 目标产品生产设备、检验设备清单及其相关信息

22. 目标产品批号编码系统

23. 上次检查因483（如有）发现项的变更和纠正措施清单

检查开始时需要准备的：

• 公司PPT
• 首末次会议参会清单
• 安排记录员跟进记录，提到的问题，涉及到的文件，以及回答问题人的姓名及职务

03.看完检查准备的清单，那我们来看下，检查准备策略的议题–定目标和方向。

其实，对于短时间的检查准备，一定是需要根据企业的情况来制定的，因为每个企业的状态，特别是内在的运营薄弱环节是完全不同的，那如果眉毛胡子一把抓，是效率极低的。需要把精力用在刀刃上。

所以第一步是对工厂进行现场的快速巡查，以了解其内在运营“big picture整体状态”，把握其处于什么样一个位置，比如，人 员的资质及认知度（awareness）情况、质量体系的整体情况、产品质量情况（内核）、记录的情况、现场环境条件（外在）、检查组织能力的情况等等进行一个摸底。

对于该工厂，好的面是其产品工艺和质量属性，内核的部分是问题不大的，多年的经验和历史也算得上业界的佼佼者，此外，公司没有故意造假行为这样的红线问题。虽然如此，但是薄弱环节也是很明显的，特别是因为其产品的产量巨大，在现场环境的维护、文件执行的程度以及记录的规整程度、以及人员因缺少FDA这样的检查经验，导致对于检查主题的敏感度是应该说比较低的。

那策略实际上就比较清晰了：

第一：工厂的整体状态需要调整，包括干净、整洁、良好的标识、设施的维护和保养状态

第二：质量信心的筹备，包括其优秀的产品质量对应的证明性资料，产品污染与交叉污染的问题资料、质量管理的重要元素梳理

第三：组织检查开展，比如PPT的准备很重要，参观路线的制定，回答问题的SME指定，前后迎检办公室的准备

第四：人员检查意识上的提升（行为举止及语言）

第五：可能比较关键的问题的应对策略

其原则是，第一印象很重要；然后优秀的地方好好展示；对于有问题的地方需要制定策略；最后就是好好组织引导整个检查过程。

04. 方向定下来后，就开始着手实施了–计划和动员–定路线并加好油

项目的良好运转，与懂GMP技术的优秀项目协调人员是息息相关。大方向定下来，接着就是落地的执行。

首先，计划和任务表很重要。将整个检查涉及到的各环节结合检察官的清单，把任务拆分成各个部门需要完成的工作清单，这张任务单涵盖部门、文件清单、负责人、计划完成时间和完成情况

对任务拆解后，识别负责人是很关键的。他们对手里的任务理解到什么程度，是需要去逐一核对和感知的，因为有时候该模块的负责人可能以为自己知道了，但可能是没有理解到到底要怎么准备和准备到什么程度。

所以，一场动员大会是需要的。第一要动员的是领导层和管理层，第二，动员的是执行层。

管理层实际上从一开始就支持FDA的检查，为什么说还是要动员呢？因为管理层有可能并不完全清楚，需要出多大的支持力度来开展活动，因此，是需要解释清楚当前的情况以及可能出现的结果和影响程度。在通过检查后给企业带来的正面积极效应，当然反面的也会要讲。

图2 动员大会现场

当管理层对目标和结果把握准确了，那么执行层面的动员，就会更加落地一些。比如，动员大会上，结合执行层无相关经验，PPT内容需要更“大白话”，比如：

• FDA检查的简单介绍，强调为什么要检查，范围和标准，检查时间，检查可能的结果
• 工厂的状态，强调下现阶段的优势，重点是说下薄弱环节
• 接着结合策略的大方向，逐一解释如何做好检查准备，此时能够把现场采集到的图片做好，会更加直观。当然，尽量避免对员工工作的“投诉”，而更多把重心放到引导这样做的问题是什么。
• 检查期间行为举止，比如，常见的不要窃窃私语交头接耳等
• 检查期间回答问题的注意事项，举例，问什么回答什么，避免过度拓展和演绎
• 最后当然是给大家鼓鼓劲，一起加油

05. 接下就是，按照既定的规划风风火火地干活了

在检查前，各就各位，我们的统筹工作分为两个部分，一个部分是对计划的跟踪和校准，一个部分是对于疑难杂症的问题解决。

每天对工厂进行巡检，查阅整体的环境状态，收集问题清单“punch list”；对工作计划标上的文件及记录进行查阅进度，解决遇到的问题；每隔一天汇报整体的状态和进度，以及收集到的问题情况，并进行策略制定。

整体情况紧锣密鼓按照步骤开展工作，特别是在巡检的时候，同时对现场人员进行“演练”，按照检察官的方式提出问题，看看负责该板块的人员如何回答，及时反馈指导其答复是否能够比较好的响应到检查人员的问题。

06. 验收工作–模拟检查

检查前一天，我们对工厂进行了最后一次的摸底演练。

这个时候，整体工作的完成已经达到了95%，工厂的状态也是进入了迎检的良好状态。

对于最终演练后，尚存在的少量问题，进行了汇总和汇报，以便领导层知晓把握完整的信息。

以上就是准备的整体过程，从了解企业的情况，到根据情况制定策略，继而衍生行动计划和工作任务，然后逐一落地，到最终验收，形成一条完整的闭环。

07. 检查期间及小总结

图3 FDA检查现场

检查期间，整个工作从Opening Meeting 到现场检查路线，以及检查过程中各个问题SME的问题回复是非常顺利的。

实际上，从检查员进入工厂的时候，检查员对工厂第一印象感受是非常好的，因为工厂整体干净整洁，井井有条。所以，有时候我们说，工厂的整体环境还是很重要的，能够有一个好的印象，就是一个非常好的开端，以至于可能整体的检查紧张程度也会降下来不少。不过，这也跟工厂的情况相关的，因为产品情况的不同，检查的要求是会有较大差异的，比如，对于无菌制剂，重点当然会偏移更多到无菌保障的主题上来。

此外，在整个检查过程，是由我们专业的GMP专家进行翻译，信息的交互的准确程度就高了很多。每晚进行总结并及时准备第二天需要的文件，每次提供的文件都有安排专人进行复核确认，这些都是必不可少的一些工作。

五天紧张而有序的检查，检查员非常满意并明确了没有发现项。

08. 检查后记

对于整个检查如此顺利，德恩的客户自己都感到意外。他们对我们此次的整体工作，从组织开展到实施，从现场检查到检查完成后的一些后续响应，都给了大大的赞。

下面是客户的反馈：

图4 客户对德恩的反馈

德恩GMP咨询也是感谢客户的支持和信任，也恭喜工厂成功零缺陷通过US FDA检查，希望此次的分享对小伙伴们有帮助！

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