导读

对于被监管公司而言，记录和数据可靠性（Data Integrity）如果出现问题，那么会影响很大。它可能导致产品的召回、警告、进口警报、禁令等问题，甚至可能对患者造成伤害。而近些年来，监管部门也越来越关注与重视数据可靠性（检查关注点，比如数据管理），并发布了相关的具体监管指南[1]。作为GMP咨询公司，德恩也接到不少有关数据可靠性方面的咨询。本期，我们通过整理汇总DI相关基本知识，并结合德恩服务过的DI案例，与大家聊一聊有关数据可靠性的那些事~

01 数据

1.  数据的定义

英国MHRA(Medicines & Healthcare products Regulatory Agency)2018年3月发布的“GXP Data Integrity Guidance and Definitions，Revision 1”中有关数据是这样定义的：为了参考或分析而收集在一起的事实、数字和统计数据。在GXP活动时生成或记录的所有原始记录及其真实副本，包括源数据和元数据以及这些数据之后的转化和报告。并允许对GXP活动进行全面和完整的重建和评估[2]。

举例来说这些数据包含，如：用户数据、工艺数据、分析数据、配置数据、批生产数据等。

2.  原始数据和元数据

• 原始数据（Raw data）是在纸上或电子方式记录的首次捕获的信息。在所有定义中，术语“数据”均包括原始数据。

• 元数据（Metadata）是指描述其它数据属性的数据，提供语境和含义。一般来说，这些数据描述数据的结构、数据要素、内在关系和其它数据特性，例如审计追踪。元数据是形成原始记录不可分割的一部分。没有元数据提供的语境，数据就没有意义[2]。比如：

图1：元数据举例

原始数据与元数据是作为一个整体的。如下内容我们所说的，均统一使用“数据”一词。

3. “静态” 和 “动态”数据

① 静态数据：在固定文件中呈现。例如：纸质记录或PDF格式文件。

② 动态数据：允许用户和记录内容之间的交互。它的特性包含比如：

• 允许再处理

• 提供通过电子方式，进行测试和评估的条件

• 允许用户或者审核人与数据进行交互

• 静态数据可由动态数据生成（例如PDF文件或者打印文件）

因此，区分“静态”和“动态”数据也是非常有必要的。

02 DI-数据可靠性

1. DI定义及原则

PIC/S 041-1指南中对于DI做了如下说明：数据的完整、一致、准确、可信、可靠，以及数据的这5大特征在整个数据生命周期中得到维护的程度。数据应该以安全的方式收集和维护，以确保它们是可追溯的、清晰的、同步记录的、原始的（或真实的副本）和准确的。确保数据完整性需要适当的质量和风险管理系统，包括遵守合理的科学原则和良好的文档实践[3]。这里说的科学原则--同时其他指南文件提到的同一原则，即：数据应符合 ALCOA+ 原则。

2. DI属性

ALCOA+原则是数据可靠性的基础。他们分别代表的是，如下图所示：

图2：数据可靠性的9条属性

有关数据可靠性的属性的详细介绍，如果大家需要详细了解，可以详细阅读如PIC/S指南PI 041-1中的对应内容[3]。

03 DI法规要求

1. 欧盟EU

• EU-GMP Vol.4 Chapter4-Documentation: GMP-guidelines

• EU-GMP Vol.4 Annex 11: Computerized Systems

2. 美国FDA

• 21 CFR Parts 11, 211, …,820

• Guidance for Industry Part 11, Electronic Records; Electronic Signatures – Scope and Application, August 2003

3. 中国NMPA

• 中国GMP（2010版）

• 附录-计算机化系统

• 药品记录与数据管理要求（试行）
  （2020年12月1日起施行）

4. 其它

• ISPE: GAMP®5-Guidance, 2008

• ISPE: GAMP®: Records and Data Integrity Guide, 2017

以FDA 21 CFR Part 211中有关DI的，举例来说：

• 计量器具必须经过验证(§211.68(b))

• 分析数据必须进行备份(§211.68(b))

• 使用的方法必须为书面的经过批准的(§211.160(a))

• 数据的产生和转换必须经过科学合理的论证 (§211.160(a))

• 测试数据必须是准确完整的并符合既定规程(§211.194(a))

• ……

上述内容是对数据、数据可靠性、法规要求的相关基本知识点的梳理。下面我们来讲述一下纸质文件数据可靠性。

04 纸质文件数据可靠性

我们知道，数据可靠性管理的要求贯穿于数据的产生、记录、处理、使用、保留、归档和销毁等整个生命周期。数据可靠性原则既适用于电子数据，又适用于纸质记录数据。而对于纸质文件如何确保数据可靠性呢？

1.  纸质文件的要求

纸质文件作为企业发展过程中的文件系统，其数据可靠性的相关风险必须进行评估。

纸质文件的数据可靠性，需要做好以下工作，包含：

• 文件和原始数据在整个生命周期的保护

• 文件（SOP）的控制和修订规范

• 模板只能来源于“官方”

• 定义人工转移数据的流程

• 完整性检查

• 定义保留期限

• 归档

• 签名录（可追溯性）

*签名和缩写的区别：

签名：对有意识的决定的记录；缩写：用于对一项活动追溯至人。

2. 操作规程/SOPs

首先，规定的SOPs中需要能够清晰识别这些信息点，包含：文件名称、识别号/编号；版本、状态和有效性；作者等。

其次，规定的SOPs需要明确：数据和元数据的定义；适用的测试规范；修约、缩写规范等。

第三，规定的SOPs中对于记录中以图标形式展现的结果，需要有明确的标识。

第四，对于文件中有表格记录的，SOP中必须可见，且规定是标准化的受控文件；一些详细要求，比如所有需要输入区域（根据SOP）必须可用（足够的、适当的空格）等。

3. 数据记录

对于GXP数据的记录，需要注意以下事项：

✅ 记录在经过批准的、可清晰识别的表格、日志或实施记录本

✅ 应注意现行版本，不能保留副本

✅ 需要在记录创建时同步完成（不能提前填写记录）

✅ 记录改正，比如：

• 用一条线划掉无效值，无效的数据也必须保持清晰

• 在相邻位置或在清晰索引的位置标注正确值

• 解释改正的原因

• 签署缩写（姓名）和日期确认

✅ 打印记录和附件

• 应当完整，完全适用数据可靠性原则

• 防篡改，在打印记录和载体上做好标识

• 生命周期内的可靠性（例如热敏纸，使用复印件保存）

• 打印纸上签注缩写（姓名）和日期（可追溯性）

需要特别注意：

• 记录数据时，不得使用“便条”或类似方法记录数据（需要遵守数据的可靠性-original原始）

• 若填写的内容与前项内容相同，应重复填写，不得使用字母缩写或者“同上”（需要遵守数据的可追溯性-attributable）

• 数据改正记录使用的介质，不得使用橡皮、修正笔、涂改液等介质（需要遵守数据的可追溯性-attributable）

以上就是本期关于数据可靠性一期的内容。敬请关注《数据可靠性二期》有关计算机化系统数据可靠性以及质量相关数据和记录的转换等方面的内容。

参考资料

[1] Records and Data Integrity Guide. 2017.ISPE: GAMP®.

[2] GXP Data Integrity Guidance and Definitions；Revision 1:March 2018.MHRA.

[3] Good Practices for Data Management and Integrity in Regulated GMP/GDP Environments. July 2021.PIC/S O41-1.